ESØ Styremøte referat 06/2024
ESØ STYREMØTE REFERAT 06/2024 TIRSDAG 11.JUNI 2024 - kl1100
STED: OSLO - DEICHMAN BIBLIOTEK - CENTROPA - BJØRVIKA.
Styret ønsket et fysisk møte denne gangen med alle, derfor ble Oslo valgt og tog benyttet med treffpunkt på Deichmanske bibiotek med kun 2 min spasertur fra Oslo S. Lunsjmøte ble avholdt fra kl 1100 til kl 1430. Et effektivt og godt møte med følgende på dagsorden:
VELKOMMEN
v/formann og møteleder Finn Nygaard. Viktig og positivt med en fysisk samling, blir bedre kjent og vi blir koblet tettere sammen som et samlet styre.ØKONOMI og medlemmer.
Vidar orienterte godt om status med saldo, moms refusjons muligheter, revisjon av regnskap, refusjon fra Equinor for dekning av denne type aktivitet, bruks konto og høyrente konto (4.2%) etablert. Alt er nå oppdatert og korrekt på vår bedriftskonto i DNB. Et godt etablert og enkelt regnskapsprogram fra ALFA-REG er anskaffet til kostnad ca. 4000,-kr og fungerer veldig bra. DNB sitt interne blir ikke benyttet da dette ikke er egnet for små lag/foreninger som oss. Saldo 243 000,-kr og vi vil ha ca. 200 000,-kr gjenstående etter Gjøvik tur. God kontroll på økonomi med et estimert overskudd på ca 18000,-kr. Mva refusjon innebærer ca. 23000,-kr med søknadsfrist 2.september med bilag/dokumentasjon fra 2023.Gjøvik tur 22.6-23.6
status påmelding og kostnader. 23 påmeldte deltakere - frist 10.juni og innbetaling av egenandel 1000,-kr er under kontroll. Arrangementet ledes av Vidar med støtte fra Thor - altså godt representert fra Styret. Det arrangeres en samlig på takterrassen på hotellet for felles info og bli kjent før middag og revy/show!OSLO høsttur 28.9 - 29.9
Ved fristens utløp er det registrert 60 påmeldinger, 8 av disse måtte legges inn manuelt grunnet diverse trøbbel hos medlemmene, 3 m/allergi, 1 par ønsket ikke hotell og 3 enkeltrom. Vårt hovedhotell VICTORIA har ca 50 i reservasjon. Finn tar kontakt med Showpakker for ytterligere info vedrørende innkvartering. Amundsen spiseri ble besøkt etter styremøte for utsjekk av vår reservasjon. Ble enighet om at alle 60 får plass for drikke og bespisning. Menyen begrenses til forhåndsbestilling av 2 retter fra menyen.Kiel tur 4.12 - 6.12
Dagfinn har mottatt tilbud fra Colorline på hele pakka. Totalpris 216 000,-kr. Tilbud vi bli sendt ut etter sommerferien, hvor førstemann til mølla prinsippet vil gjelde. Det er reservert 50 plasser ombord inkludert lugar. Vår økonomi tilsier ca. 100 000,-kr i subsidiering.
Andre ting….. og oppfølgingspunkter nedenfor
VIPPS er oppdatert, men skal ikke brukes av vår klubb grunnet for høye kostnader ved bruk. Vår brukskonto er hovedkontoen inn fra medlemmene - kasserer overfører til høyrente konto ved behov. OK.
Valgkomite - Endringer diskuteres. Jon Arne alene, ikke Frank og May-Brit.
Finn forsøker kontakt mot tidligere formann Roar Bakke for innhopp i valgkomiteen.OK!Frivilligregisteret, Signaturrett, Grasrotandel. Dette er under registrering og følges opp av formann inntil alt er på plass. Finn sender ut påminnelse og INFO om dette til alle medlemmer! OK
Moms refusjon - vurdere mulighetene vi har som frivillig organisasjon. OK
SJEKK av nye medlemmer registrert på Google skjema og via konto med medlemsavgift. Vidar og Finn følger opp og reviderer medlemsliste med bl.a sjekk av 3 e-post adresser fra Oslo tur påmeldingen.