ESØ Styremøte referat 07/2024

ESØ STYREMØTE 07/2024 MANDAG 02.SEPT. 2024 - kl 1100- 1445
STED: HOLMESTRAND, Bella Vista, Havnegaten 9b.

Styret ønsket et fysisk møte igjen, og møttes derfor på halvveien med bruk av tog. Gangavstand ca. 550m fra togstasjon til Bella Vista.

Møteagenda:

• VELKOMMEN
  Stedet åpnet kl 1100 og vi fikk eget rom i restauranten som fungerte utmerket med fin utsikt mot havna. Svein Engh var forhindret fra deltakelse. Finn ønsket alle hjertelig velkommen til styremøte på halvveien mellom oss.

• ØKONOMI og medlemmer.
  Status på økonomi ved kasserer Vidar. Mva refusjons søknad som er utført av Vidar og Finn fikk god mottakelse og honnør for godt arbeid! En god del dokumentasjon og bilag fra 2023 regnskapet var nødvendig ifm søknaden til Lotteri og Stiftelsestilsynet. Fristen for innsending er i dag 2.9.2024 og vår søknad er kvittert mottatt. Forventet utbetaling i desember med en mva refusjon på ca. 32000,-kr. Våre myndigheter bevilget 1.8 milliarder kroner i moms refusjon for 2022. Det er et bra tiltak!

• 
  Grasrotandel overfor Norsk Tipping og Frivillighetsregisteret er ordnet og på plass. Alle som benytter Lotto Norsk Tipping og knytter innsatsen sin mot en ønsket Grasrotmottaker så er det enkelt å søke frem dette med søkeordet : EQUINOR. Du finner da vår klubb EQUINOR SENIORKLUBB ØST. Kjempefin ekstra inntekt som gir klubben 7 % av innsatsen. Styret ønsket at dette skal markedsføres blant våre medlemmer via arrangementer, Facebook side, Web side og gjennom e-post til alle medlemmer.

Status på konto er pr.d.d 168 000,-kr. Vår økonomi er dermed god, hvor årets Kiel tur i desember vil koste klubben ca. 115 000,-kr. Antall betalende medlemmer er pr.d.d 175 medlemmer, Finn har hovedansvaret for originalfil,

Styremedlemmer har lese tilgang og kasserer har redigeringsmulighet og
legger inn nye medlemmer helt i bunn. Finn oppdaterer!
Det ble også i Styret diskutert mulig dobbelt medlemskap. Enighet om at dette
taes opp sentralt med Equinor på det årlige møte for alle klubbene.

• Gjøvik tur 22.6-23.6
  Erfaringer - oppsummering v/Vidar og Thor. 23 deltakere - en rimelig kostnad for klubben. Kort oppsummert var dette et pilotprosjekt med et arrangement ute i distrikts Norge. Det er gitt tilbakemelding fra deltakere at den type arrangement bør ha 2 dagers varighet. Thor vil sende ut et enkelt spørreskjema til alle deltakere for å få flere erfaringer/synspunkter. Vil bli presentert på neste styremøte.
  

• OSLO høsttur EVIG UNG 28.9 - 29.9
  Status v/Thor, Vidar. Ved fristens utløp er det registrert 61 påmeldinger, 3 m/allergi, 1 par ønsket ikke hotell og 3 enkeltrom. Vårt hovedhotell er SCANDIC VICTORIA. AMUNDSEN SPISERI er vertssted for bespisning. Det er sendt ut MENY til alle deltakere med ønsket tilbakemelding - fortsatt 14 som IKKE har besvart e-posten. Purring vil bli sendt ut og deretter velger Thor burger til alle som fortsatt ikke svarer.

• Kiel tur 4.12 - 6.12
  Status v/Dagfinn: Info fra forrige styremøte: Har mottatt tilbud fra Color Line på hele pakka. Totalpris 216 000,-kr. Dette innbefatter Lunsj m/vinpakke, Gourmet 5 retters m/vinpakke og Julebordsbuffet på returen. Tilbudet inkluderer også Show på kvelden, frokost neste dag og utvendig lugar. Oppgradering av lugar må hver enkelt sørge for, ikke mulig via gruppe bestilling. Parkering ombord til 480,-kr, men kun en av fergene som har denne mulighet. Mulige allergi må taes med på påmeldings skjemaet. Det er reservert 50 plasser ombord inkludert lugar. Finn utarbeider utkast for utsendelse som verifiseres av Dagfinn som turansvarlig.
  Pris for hele turen settes til: 2000,-kr pr.pers.

• Klarlegging av roller og ansvar i styret v/ alle.
  Temaet ble reist internt i styret for å få et klart dedikert ansvar for hvert enkelt arrangement. Dette er viktig for å unngå mulig rot og misforståelser. (flere kokker - jo mere søl) Medlemsliste ansvarlig er Finn, Årsberetnings ansvarlig Finn, Regnskaps ansvarlig er Vidar, Årsmøte innkalling ansvarlig er Finn, Valg ansvarlig er gjeldende valgkomite, FB side oppdateres ved behov, Web side oppdateres av Finn, kontaktpunkter mot Equinor Stavanger er via e-post til: gm_seniorclubs@equinor.no.

• Program 2025 - Planer

Styret startet diskusjon og forslag for aktiviteter 2025. Vidar har allerede mottatt konkrete turforslag fra VITUS til Albania/Makedonia i September. Fra turarrangør er ønsket størrelse på gruppe: 40, men kan strekke seg til maks 44 deltakere. Aktuelle datoer er: 3.9-10.9, 10.9-17.9,17.9-24.9 og 24.9-1.10.Det ble diskutert mulig splitt av 2 turer, men styret anbefaler 1 tur for våre medlemmer. Vidar tar saken videre for endelig beslutning av dato, pris og frister. Styret vil også jobbe for 3 turer i 2025, hvorav en tur er forbeholdt et Julebords arrangement.

• Andre saker som ønskes tatt opp i Styret.
  

Valgprosessen 2025 må allerede starte, da vedtektene våre tilsier frist 1.12 overfor styret med resultater fra valgkomiteen. Finn tar aksjon overfor Jon Arne Nilsen og Roar Bakke som er dedikert til denne oppgaven. Alle kandidater må være forespurt før eventuell nominering. På årets valg er Dagfinn Berg og Finn Nygaard på valg - de øvrige i styret: Vidar, Thor og Svein ble valgt i 2024 for 2 år. Det ble på årsmøte 2024 besluttet å bruke et Google skjema ved selve valgprosessen, som forhåpentligvis bidrar til økt kvalitet og høyere oppslutning.
Vi ønsker valgkomiteen lykke til med arbeidet.

referent

Finn Nygaard, Sandefjord
3.9.2024